Congresos y jornadas
Sonido para congresos y jornadas en Sevilla
En un congreso no importa la potencia: importa que se entienda cada palabra desde la última fila y que el cambio de ponente no cueste tres minutos de silencio incómodo.
- Prioridad
- Inteligibilidad de la voz
- Montaje
- Noche anterior o primera hora
- Técnico
- Imprescindible: siempre en la propuesta
- Extras
- Proyección, grabación y streaming
La jornada, hora a hora
Un congreso se gana o se pierde en los primeros veinte minutos
Acreditaciones, inauguración institucional, primera ponencia, mesa redonda, pausa café, talleres en paralelo y clausura. Cada bloque tiene su microfonía y sus tiempos, y todos ocurren seguidos, sin hueco para arreglar nada sobre la marcha.
Inauguración: atril y protocolo
Suele empezar con varias personas hablando desde un atril y una foto de familia. Hace falta un micrófono de atril con buen rechazo lateral, un canal de mano preparado por si alguien no quiere subir, y niveles ya ajustados: la inauguración es el momento en el que hay más gente entrando en la sala y más ruido de fondo.
Ponencias: la voz por encima de todo
Un ponente que se mueve necesita micrófono de diadema o de solapa; uno que lee, un micrófono de atril. Lo importante es que la voz llegue con la misma claridad a la primera y a la última fila. En salas alargadas o con techo bajo eso no se consigue subiendo el volumen, sino repartiendo altavoces con retardo o usando un sistema line array corto que cubra la sala de forma pareja. El enemigo aquí es la reverberación: si la sala devuelve mucho, se pierde consonante y la gente deja de seguir la charla sin saber por qué.
Mesas redondas: cuatro micrófonos abiertos a la vez
Es la situación más delicada. Cuatro o cinco micrófonos de mesa abiertos simultáneamente multiplican el riesgo de acoples y suman ruido de sala. Se resuelve con una mesa digital y un técnico que abre y cierra canales según quién habla, no dejándolo todo abierto. Añade un micrófono de mano para las preguntas del público: pasarlo por la sala funciona mejor que un pie de micro al que nadie se acerca.
Talleres en paralelo y clausura
Cuando el congreso se abre en varias salas, cada una necesita su propio sistema autónomo y, si hay coordinación de horarios, técnico o al menos un responsable con teléfono. La clausura vuelve al esquema de la inauguración.
Qué se monta
El montaje típico de una sala de congreso
| Aforo | Sonido | Imagen |
|---|---|---|
| Sala hasta 80 personas | Dos altavoces sobre trípode, mesa compacta, micrófono de atril y uno de mano | Proyector y pantalla de trípode |
| Sala de 80 a 300 | Sistema repartido en cuatro puntos, mesa digital, diadema, atril, cuatro micros de mesa e inalámbricos de sala | Proyección de gran formato o pantalla LED |
| Auditorio de más de 300 | Line array corto o sistema distribuido con retardos, mesa digital con stagebox y monitor de confianza | Realización a varias cámaras y streaming |
| Varias salas en paralelo | Un sistema autónomo por sala, con microfonía independiente y frecuencias coordinadas | Señal de vídeo por sala y grabación individual |
Lo que hay que prever
Coordinación con el hotel o el palacio de congresos
La mitad del trabajo de un congreso ocurre antes de que llegue el primer asistente, y casi siempre consiste en hablar con el espacio.
- Horario de acceso y montaje. Muchos hoteles solo permiten montar la noche anterior o de madrugada, porque la sala está ocupada hasta última hora. Eso condiciona todo el resto.
- Qué equipo tiene ya la sala. Algunos espacios incluyen megafonía fija, pantalla o proyector. Conviene saber qué hay para no duplicar y para comprobar si sirve: una megafonía de avisos no es un sistema de congreso.
- Frecuencias de radio. En un espacio con varias salas y varios proveedores hay que coordinar las frecuencias de los inalámbricos para que nadie se cruce. Si el congreso lleva traducción simultánea, más aún.
- Potencia eléctrica y cuadros. Dónde están las tomas, de cuánto son y si hay que compartirlas con catering o iluminación de sala.
- Grabación y difusión. Si se va a grabar o emitir, hay que sacar señal limpia de la mesa desde el principio, no improvisar un micro ambiente al final.
- Presentaciones de los ponentes. Recogerlas antes y probarlas en el portátil que se va a usar evita el clásico vídeo sin sonido o la fuente que se descoloca.
La imagen se trabaja en paralelo: proyectores, pantallas de proyección, pantallas LED cuando hay luz ambiente alta y monitores de retorno para que el ponente vea su propia diapositiva sin girarse. Si el congreso se emite, entran streaming y realización multicámara.
Servicio
Técnico toda la jornada, no solo en el montaje
Alguien al control de principio a fin
En un congreso el técnico no es un extra: es quien abre y cierra micros, iguala voces muy distintas y resuelve el cambio de ponente en diez segundos.
Micrófono de repuesto siempre listo
Petaca cargada y de reserva, pilas nuevas cada media jornada y un micrófono de mano preparado en la mesa por si algo falla en directo.
Prueba con los ponentes reales
Diez minutos antes de empezar, con las personas que van a hablar. Una voz grave y una voz muy suave no se ajustan igual.
Señal limpia para grabación
Salida independiente de la mesa para grabar o emitir, con el nivel controlado y sin el ruido de sala del micro de ambiente.
Sala en silencio entre bloques
Nada de acoples ni de golpes de micro en las pausas. Los canales se cierran cuando no se usan.
Desmontaje sin molestar
Si el espacio tiene otro evento después, se recoge en el hueco acordado con el hotel.
Eventos relacionados
Otros formatos de empresa
Muchos congresos vienen con una cena, una entrega de premios o una rueda de prensa el mismo día.
¿Cuántas salas y cuántos ponentes?
Mándanos el programa del congreso y te devolvemos una propuesta con microfonía, proyección y horas de técnico.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales de organizadores
La sala del hotel ya tiene sonido. ¿Necesito alquilar algo?
Depende de para qué. La megafonía fija de muchas salas está pensada para avisos, no para dos horas de ponencias con preguntas del público. Si hay mesa redonda, grabación o más de un micrófono simultáneo, casi siempre hace falta un sistema propio con mesa y técnico.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para una mesa redonda?
Lo normal es uno por cada dos participantes si están juntos, o uno por persona si van separados, más uno de mano para el público y otro de repuesto. Con más de cuatro canales abiertos conviene mesa digital y alguien que la maneje.
¿Podéis grabar las ponencias?
Sí. Se saca una toma directa de la mesa, que suena mucho mejor que grabar con la cámara. Si además quieres emitirlo, lo montamos con streaming y, si hay varias cámaras, con realización.
¿Cuándo montáis si la sala está ocupada hasta la noche anterior?
Se monta de madrugada o a primera hora, según lo que permita el espacio. Lo acordamos con el hotel o el palacio de congresos antes de la fecha y lo dejamos por escrito en el presupuesto para que nadie llegue a una puerta cerrada.
¿Qué pasa si un ponente llega con su propia presentación en el último momento?
Se carga en el portátil de control, que siempre tiene un puesto preparado. Por eso trabajamos con un ordenador de sala en vez de ir cambiando de portátil entre charlas: cada cambio de fuente es un riesgo de imagen perdida.
¿Hacéis factura para una universidad o un organismo público?
Sí. Somos una empresa y emitimos factura con todos los datos que pida la entidad, incluidos los presupuestos previos que hagan falta para el expediente.
Presupuesto
Cuéntanos cómo es el congreso
Fechas, espacio, número de salas, aforo y si hay grabación o emisión. Con el programa en la mano lo cerramos rápido.
